Как выбрать систему электронного документооборота для бизнеса

февраль 20, 2025

Все чаще представители бизнеса переводят работу с документами в цифровой формат. Такие системы позволяют систематизировать важные файлы, облегчают обмен документами с контрагентами, а также контролирующими органами без необходимости личной встречи. Системы электронного документооборота сегодня предоставляют многие компании (одна из ведущих - АйТи Северо-Запад). Как выбрать подходящий продукт, расскажем ниже.

Какие преимущества дает электронная система документооборота

Электронный документооборот сегодня не является обязательным, но преимущества его внедрения уже оценили в тысячах компаний по всей стране. К основным плюсам можно отнести следующие:

• быстрая регистрация документа и последующая его идентификация при необходимости;
• работа сотрудников в едином рабочем пространстве с бесшовным доступом к информации;
• экономия физического пространства. Создавать бумажные копии большинства видов документов не требуется;
• возможность быстро исправить ошибки, выявленные при составлении документов;
• экономия бюджета (минимизация расходов на бумагу, краску и прочие расходные материалы);
• отсутствие риска потери важной документации;
• упрощенный контроль движения документов.

Перечисленные выше преимущества – лишь минимальный «набор». Современные системы предлагают широчайшие возможности для работы, включающие постановку задач и контроль их исполнения, HR-модули, управление совещаниями, поддержку электронной подписи и многое другое. Программы легко масштабируются, что позволяет подстроить их под бизнес-процессы любой компании. Каждый бизнес может выбрать как комплексную систему, так и какое-либо конкретное направление, например, или систему электронного документооборота.

Как проходит подключение электронного документооборота

Тем компаниям, которые хотят внедрить электронный документооборот, необходимо пройти несколько важных этапов:

1. Оформление квалифицированной электронной подписи.
2. Выбор оператора ЭДО.
3. Выбор способа подключения к электронному документообороту.
4. Оформление локальных нормативных актов, обучение сотрудников.
5. Подключение контрагентов. Работу системы важно регламентировать и закрепить документально в договорах с контрагентами.

Работу по внедрению лучше доверить профессионалам, поскольку необходимо проводить интеграцию с различными внешними сервисами. Некоторые компании предоставляют пробный бесплатный , позволяющий протестировать все особенности работы системы и ее преимущества.

ИНН: 7804455561, ОГРН: 1117847064092