Какие преимущества дает электронная система документооборота
Электронный документооборот сегодня не является обязательным, но преимущества его внедрения уже оценили в тысячах компаний по всей стране. К основным плюсам можно отнести следующие:
- быстрая регистрация документа и последующая его идентификация при необходимости;
- работа сотрудников в едином рабочем пространстве с бесшовным доступом к информации;
- экономия физического пространства. Создавать бумажные копии большинства видов документов не требуется;
- возможность быстро исправить ошибки, выявленные при составлении документов;
- экономия бюджета (минимизация расходов на бумагу, краску и прочие расходные материалы);
- отсутствие риска потери важной документации;
- упрощенный контроль движения документов.
Перечисленные выше преимущества – лишь минимальный «набор». Современные системы предлагают широчайшие возможности для работы, включающие постановку задач и контроль их исполнения, HR-модули, управление совещаниями, поддержку электронной подписи и многое другое. Программы легко масштабируются, что позволяет подстроить их под бизнес-процессы любой компании. Каждый бизнес может выбрать как комплексную систему, так и какое-либо конкретное направление, например, подключить СБИС отчетность или систему электронного документооборота.
Как проходит подключение электронного документооборота
Тем компаниям, которые хотят внедрить электронный документооборот, необходимо пройти несколько важных этапов:
- Оформление квалифицированной электронной подписи.
- Выбор оператора ЭДО.
- Выбор способа подключения к электронному документообороту.
- Оформление локальных нормативных актов, обучение сотрудников.
- Подключение контрагентов. Работу системы важно регламентировать и закрепить документально в договорах с контрагентами.
Работу по внедрению лучше доверить профессионалам, поскольку необходимо проводить интеграцию с различными внешними сервисами. Некоторые компании предоставляют пробный бесплатный электронный документооборот, позволяющий протестировать все особенности работы системы и ее преимущества.
ИНН: 7804455561, ОГРН: 1117847064092
Самое важное - в нашем Telegram-канале
